Utöva coachande feedback – En mer lärande metod

Många av oss känner inte till coachande feedback utan vanligtvis när vi ger feedback till någon på något de har utfört brukar vi ge direkt feedback, där vi talar om vad vi tyckte var bra och vad som var mindre bra. Det kan handla om en utbildning, presentation, en text eller liknande. Det är av klart värde för den som får återkopplingen men det finns ett annat sätt att ge återkoppling på som kallas för coachande feedback (även känt som coachande återkoppling).

Observationer som en nyckel till förändring.

Att ge en coachande återkoppling tar lite längre tid och ställer lite högre krav på dig som återkopplare men i gengäld blir resultatet mycket bättre med ökat lärande, bestående förändringar och nya utvecklingsområden som inte annars kommit fram. Den coachande återkoppling ger bäst resultat om du har varit med och sett vad den du ska ge en återkoppling till har utfört. Då har du möjlighet att lyfta fram de direkta observationer du har gjort och arbeta med dem i återkopplingen.

Räcker det inte med direkt feedback?

Direkt feedback är snabbt och många gånger det enda som behövs och efterfrågas. Vanligtvis brukar vi säga ”Det gjorde du väldigt bra”. Det är en bekräftelse och en klapp i ryggen och kan många gånger kännas bra för den som får denna uppmuntran. Det säger dock inte vad som var bra och ger mindre utrymme för utveckling. 

Den sämsta feedbacken är den som aldrig ges.

Ett annat sätt är att vara mer specifik och belysa just de områden vi tyckte var bra och orsaken till det. ”Vad tydlig du var i presentationen, du pratade i ett lagom tempo så att alla kunde hänga med och du använde Powerpoint på ett understödjande sätt med bilder som förtydligade budskapet”. ”Nästa gång skulle det bli ännu bättre om du använde blädderblock också för att göra det mer kreativt och kunna lyfta upp vad medarbetarna tar upp under presentationen. Ok?”.

Vad du hör i konversationen ovan är en enkel struktur som ser ut som nedan: 

  • Det här upplever jag som bra. + 
  • Det här skulle kunna göra det ännu bättre. ↑

Coachande feedback är kraftfullt för förändringsarbete

Det finns ett annat sätt att ge feedback på som bygger på att ställa frågor, lyfta fram observationer och först i sista steget (om det behövs) kommunicera egna tankar och tyckanden. Vad är då fördelen med detta? Det ger mottagaren av återkopplingen möjlighet att reflektera själv över vad han/hon gjort bra och vad som behövs utvecklas. Det ger större motivation och energi att genomföra förändringar och även ett större självförtroende då feedbacken kommer inifrån mottagaren snarare än utifrån.

Visualisering: Coachande feedback

Lär dig coachande feedback

3 steg för att lära dig coachande återkoppling

Ett par enkla steg men samtidigt väldigt effektfulla

Strukturen för hur vi ger en coachande återkoppling behöver du inte följa slaviskt. Kanske vill du börja med att delge observationer för att sedan ställa frågor kring dem. Fördelen med att ställa frågor är att jag som mottagare ger mig själv feedback och när något kommer inifrån har det som störst chans att stanna kvar.

(Steg 1) Ställ coachande frågor

Börja med att ställa frågor som utforskar vad personen du återkopplar till tycker och tänker kring sin presentation, utbildning eller det du ger återkoppling på. Ställ frågor som ger möjlighet för mottagaren att utforska vad han/hon är nöjd med, vill se mer av och hur det kändes att t ex hålla presentationen. Fler saker att utforska är vad mottagaren är mindre nöjd med och orsaken till det och vad han/hon hade velat se mer eller mindre av. Det är också bra om ni utforskar hur en eventuell förändring till nästa gång ska gå till. 

Utforskande frågor och följdfrågor för att fördjupa lärandet.

Att jobba med coachande frågor på detta viset ställer krav på dig som återkopplare där du i första hand släpper din egen syn på vad som är bra och dåligt och i stället ger plats åt den andres uppfattning. Det är det som är grunden för kraftfulla frågor. Visa nyfikenhet och utforska vad den andre tycker och tänker och varför han/hon gör som hon gör. Lyssna aktivt, ställ frågor, visa nyfikenhet och spegla det du ser och hör den andre visa. Kom ihåg att ställa följdfrågor för de gräver djupast och kan också ge oanade positiva reaktioner och insikter. 

Förslag på frågor under samtalet

  • Vad var bra?
  • Vad är du nöjd med?
  • Vad är du mest nöjd med?
  • Hur tycker du det här gick?
  • Hur kändes det här? Vad beror det på? 
  • Vad är utvecklingsbart?
  • Vad hade du velat se mer/mindre av?
  • Vad vill du ska vara annorlunda nästa gång? Hur kommer det sig?
  • Tankar/funderingar kring utbildningen?
  • Vad var det du gjorde som var bra?
  • När du gör detta, vad händer då?
  • Hur märker du det?
  • Vad är du mest nöjd med i..?
  • Vad är det du gör?
  • Vad är utvecklingsbart i…, om det fanns en sak?

  • Vad tänker du om det?
  • På en skala 1-10, var hamnar utbildningen? Vad hade behövts för att det skulle hamna på ett högre värde? Vad gjorde att det inte hamnade på ett lägre värde?
  • Hur nöjd var kunden? Skala 1-10 (Om det var någon kund inblandad)
  • Om du hade fått göra om det du gjorde med facit i hand, vad hade du gjort annorlunda?
  • Hur tror du att kunden upplevde kontakten? (Om det hade med någon kundkontakt att göra med)
  • Vad kan du göra för att underlätta utbildningen för dig?

Säkra hur förändringen ska gå till genom att ställa vad, när och hur frågor:

  • Vad är nästa steg?
  • När ska du göra detta?
  • Hur motiverad är du att göra dessa förändringar på en skala från 1-10

(Steg 2) Använd neutrala observationer

Det är av stort värde att få ta del av neutrala observationer från någon som varit med under utbildningen, presentationen eller annat. Det ger mottagaren en chans att få syn på detaljer, beteenden, tonläge och annat som kan vara omedvetet för den som håller i det som återkopplingen handlar om. 

För dig som återkopplare kan du vid behov ta upp det du har sett, hört och noterat för att skapa en större medvetenhet. Det är till stor fördel om du kan lägga fram dem värderingsfritt och invänta mottagarens reflektion på det du tar upp. Med andra ord använder du ett coachande förhållningssätt och det kan till exempel låta så här: 

  • Jag såg också att…
  • Jag observerade att när du gjorde x så hände y. Vad tänker du om det? 

Du kanske noterar att personen du observerar tittar ner i marken under utbildningen och att vissa tilläggsord återkommer. Då kan en neutral återkoppling av observationen låta: ”Jag märkte att du tittar ner i marken vid flera tillfällen under utbildningen”. Du har än så länge inte lagt någon värdering i om det är bra eller dåligt utan du medvetandegör ett beteende hos mottagaren. Därifrån går det att utforska vad beteendet står för, om mottagaren tycker det är bra eller dåligt och vad han/hon vill göra med det. 

Video: Kraften i observationer

(Steg 3) Koppla in din egen expertis

Om behov fortfarande finns kan du koppla in din expertis och förmedla din egen syn på vad som är viktigt. Det är vanligtvis det de flesta börjar med men i en coachande feedback kommer det sist. Det kan låta så här:

  • Så här tänker jag kring…
  • Så här har jag sett andra göra, hur skulle det fungera för dig?
  • Jag funderar på vad som hade hänt om du gjort så här…?
  • Detta har fungerat bra för mig, vill du att jag visar/berättar?

Var noga med att se hur det tas emot av den du ger återkopplingen till. Det kan du göra genom att fråga: Vad tänker du om detta? Hur landar det hos dig? Vad tänker/känner du?

Tips för bättre feedback

  • Utveckla insikter hos den du återkopplar till genom följdfrågor:
    ”Om du nu hade gjort så, vad hade effekterna varit, hur blir…vad blir effekterna, vad är det som gör det? Vad gjorde du för att skapa detta?”
  • Om du är ute efter något säg det istället för att fiska efter det.
  • Håll frågorna enkla.
  • Börja med det personen vill jobba med. Gör hans/hennes vardag lättare.