God kommunikation – Effektiva tips för bättre dialog

Kommunicera gör vi dagligen och för det mesta så flyter det på i våra interaktioner. Vi är dock inte alltid så effektiva eller raka i vår kommunikation vilket kan leda till missförstånd och det kan även hända att andra bli irriterade eller arga på oss. Med tydlig kommunikation så får vi färre missförstånd och undviker onödiga konflikter. Dessa sex tips kan du utforska i din vardag för att få en bättre dialog med andra och kunna ge bättre feedback.

God kommunikation

Rak kommunikation är utan distraktioner

1. Utgå ifrån dig själv när du pratar

Många av oss säger man istället för jag:

  • Man borde ju göra…
  • Så kan man ju inte tänka..

Träna dig i att skifta om och säg jag istället: 

  • Jag vill…
  • Jag tycker…
  • Jag upplever…

Det gör att du blir tydligare mot dig själv och andra. Prova också att lägga fokus på dig själv och vad du vill istället för vad den andre personen ska eller borde göra.

Byt ut fraser som:

  • Du borde inte spela så mycket spel.
  • Du borde motionera mer.

Till fraser som:

  • Jag skulle vilja att… 
  • Det skulle betyda mycket för mig om du…

Prova under en period och se vad du får för effekt på dig själv och andra.

2. Var specifik & tydlig i ditt ordval

Ord som lat, slarvig, egofixerad och liknande uttryck är ospecifika och många gånger innehåller de dömanden/värderingar. Prova att vara mer specifik.

Istället för att säga:

  • Kalle är en usel fotbollsspelare!
  • Adam tänker bara på sig själv!
  • Du kommer alltid försent!

Så kan du säga:

  • Kalle har inte gjort något mål de fem senaste matcherna.
  • De senaste tre gångerna jag har bett Adam om hjälp så har han inte hjälpt mig.
  • De tre senaste gångerna vi har bestämt ett möte har du kommit 30 minuter efter avtalad tid.

Finns det inget specifikt att ta på kan du beskriva hur du upplever situationen:

  • Jag upplever att du……vad tänker du om det?
  • Jag ser det ur detta perspektiv… hur ser du på saken?

Ord som alltid och aldrig gör att vi lätt hamnar i försvar och är också ospecifikt.

Möt fraser som:

  • Nu har de bestämt att vi ska…
  • Man menar på högre ort att…
  • Det ordnar sig nog…
  • Vi ska ta upp detta nästa gång.
  • Det är alltid så här…

Med frågor som:

  • Vem tänker du på?
  • Vilka är de?
  • Vem är ”man”?
  • Vilka menar du mer specifikt?
  • På vilket sätt ordnar det sig?
  • Vad behöver vi göra för att det ska ordna sig?
  • Vad mer specifikt ska du ta upp och när är det?
  • Vad är det som alltid är så här? När var det så här sist?

Träna dig i dina vardagliga kontakter och se effekterna av det. Kanske märker du att du får en tydligare kommunikation och färre missförstånd.

3. Håll isär observation, tolkning & antagande

Tolkningar och antaganden kan lätt leda till missförstånd. Genom att träna dig i att veta vad som är observation och en värdering kommer du bidra till en rakare kommunikationen som minskar risken att den andre går in i försvar. Är följande fraser en observation eller tolkning?

  • Han är så blyg.
  • Anna arbetar för mycket.
  • På mötet höjde Anna rösten.
  • Henrik blev arg på mig idag.

Var det lätt eller svårt? Nummer 3 är den enda meningen som går att säga att det är en observation. Vi tolkar, värderar och dömer ofta. Att tolka eller göra antaganden är naturligt. Det är när vi gör det till en sanning utan att kontrollera om det verkligen är sant som det kan bli ett problem. Det är då lätt att fastna i vår bild och missar att undersöka om det stämmer. Det kan såklart leda till missförstånd i kommunikationen som hade kunnat undvikas. 

Träna dig i att observera hur mycket tolkningar och antaganden du gör i ditt liv, utforska hur svårt det är för dig att hålla dig till observationer.

4. Undvik ord som men, måste & bör

Allt som kommer före ordet men har ingen betydelse sägs det. Ordet men går ofta att byta ut mot ordet och. Prova följande meningar och känn vilken som känns mest behaglig för dig.

  • Du är jättebra Anders men vad du behöver utveckla är… 
  • Du är jättebra Anders och vad du behöver utveckla är…

Ännu bättre skulle vara att säga:

  • Du är jättebra Anders! Vad som skulle göra dig ännu bättre är om du utvecklade… 

Andra ord som vi kan byta ut är måstebör. Måste är ett ord som tillhör det aggressiva språket:

  • Du måste förstå att…
  • Detta måste vi göra!
  • Jag måste hinna detta för annars…

Prova att byta ut ordet måste mot till exempel vill, väljerbehöver:

  • Jag vill göra detta för att…
  • Jag behöver göra detta för att…
  • Jag väljer att göra detta för att…

Istället för:

  • Du måste förstå att…

Som lätt gör att den andre går in i en försvarsposition så kan du säga:

  • Det är viktigt för mig att du förstår…
  • Jag skulle vilja att vi gjorde så här …vad tror du om det?

5. Visa nyfikenhet

Kan vi vara nyfikna och utforskande i våra möten kommer vi snabbt märka att vår förmåga att kommunicera ökar. Ställ utforskande frågor och lyssna verkligen på svaren. Det är svårt att få till en riktigt god kommunikation utan att verkligen lyssna på varandra. Sätt att visa att du lyssnar är genom att ställa utforskande följdfrågor så som:

  • Vad intressant, vad hände sedan?
  • Hur tänkte du då?
  • Vad kände du när det hände?
  • Vad gjorde du i den situationen?

Notera om du gärna vill föra över det på ditt eget eller om du får tankar som: Så skulle inte jag ha gjort, hur kan han tänka så, vilken konstig handling eller liknande. Låt de finnas där och fortsätt ha fokus på den andre. Kanske kan du omvandla något av det till en utforskande fråga?

Även i svåra samtal som chefer ofta får ta är detta ett användbart förhållningssätt. Undra vad som ska hända i detta möte? Hur kommer Anna att reagera här, hur kommer jag att reagera, vad kommer slutresultatet att bli, hur tänker Anna tro? Vad kan jag lära mig om mig själv i detta möte? En god kommunikation inåt är lika viktigt som en god kommunikation utåt.

6. Var lösningsfokuserad

Vill du ha rätt eller vill du vara lycklig? Ibland hamnar vi i diskussioner om vem som har rätt och fel:

  • ”Du sa A!.”
  • ”Det gjorde jag inte alls, du sa… Jag vet att jag sa B för…”

I vissa fall är det viktigt vem som sa vad eller att korrigera rent felaktiga påståenden. I de flesta fall är det inte så konstruktivt. Lättare är då att konstatera att det har skett en miss eller/och att kommunikationen har varit dålig. Fokusera istället på hur det kan bli färre missförstånd i framtiden och vad det är som behöver förbättras. Det för diskussionen framåt istället för att fastna i att jag har rätt och du har fel.